TDMS 4.0 — управление приоритетами проектов.

Прежде чем начать разговор об управлении приоритетами проектов в TDMS, необходимо пояснить, как получилось, что TDMS (Technical Data Management System), который, если верить тому, что говорится на сайте продукта, «используется для создания электронных архивов», вдруг начал предоставлять такие возможности. Ответ достаточно прост – команде энтузиастов из Омска удалось с беспримерной дерзостью и эффективностью использовать имеющиеся у платформы возможности. И приложенных усилий, судя по всему, оказалось достаточно для построения полновесной системы управления проектами. Об одной из множества функциональных возможностей этой Системы как раз и пойдёт речь.

Итак,

управление приоритетами проектов в TDMS 4.0:

Объективная реальность российских проектных институтов такова, что они функционируют в мультипроектной среде. То есть, проектов много и все они разрабатываются одновременно. При том, что каждый институт, как и любое другое предприятие, имеет ограниченное количество ресурсов для их выполнения. Под «ресурсами» здесь следует понимать, в первую очередь, проектировщиков. И, порой, среди руководящего состава предприятия (например, ГИПов) случаются настоящие войны за эти ресурсы, за приоритет их использования. С точки зрения типичного ГИПа – его проект по умолчанию имеет наивысший приоритет. Если, конечно, позади такого ГИПа нет компьютерной системы или некоего набора правил, выполняемость которых обеспечивается иными средствами. Так вот, когда к проектировщику приходят сразу несколько ГИПов, и каждый из них заявляет, что его задачи должны быть выполнены в первую очередь – у проектировщика случается, что называется, «когнитивный диссонанс». А именно – проектировщик задаётся вопросом — как в условиях восьмичасового рабочего дня выполнить задачи, каждая из которых имеет наивысший приоритет? Всё это порождает непростые ситуации. Которые, тем не менее, возможно с лёгкостью предотвратить.

Как это можно сделать?

Совершим, для начала, небольшой экскурс в теорию в целях облегчения понимания материала:

В каких случаях (и для каких целей) применяется механизм управления приоритетами проектов?

С целью мобилизации ресурсов (повышение приоритета одного проекта по отношению к другим)

• Для ликвидации отставания от графика у одного из проектов (как временная мера — для одного из проектов мобилизуются имеющиеся ресурсы)
• Для рационального размещения проекта на линейке времени (приоритет может быть выше, чем у одних проектов, но ниже, чем у других)
• В случае изменения плановых сроков завершения проекта на более ранние

С целью высвобождения ресурсов (понижение приоритета одного проекта по отношению к другим)

• Для высвобождения ресурсов, занятых в одном или нескольких проектах для целей других, более приоритетных проектов.
• В случае изменения плановых сроков завершения проекта на более поздние

Чтобы прокомментировать и снабдить иллюстрациями материал —

Обозначим исходные условия:

• Существует некая проектная организация, у которой в работе находится 3 проекта (все ресурсы распределены, сроки и порядок выполнения работ утверждены).
• Неожиданно появляется новый проект и руководство заявляет, что этот проект должен разрабатываться в первую очередь. При этом нужно стремиться, чтобы и прочие проекты были сданы по возможности в срок.

При помощи TDMS 4.0 эта задача может быть решена несколькими способами, но все они будут базироваться на очевидном требовании – необходимо начать использовать концепцию под названием «управление приоритетами выполнения проектов»:

Первый вариант решения

• Система предоставляет возможность приостановить выполнение задач прочих проектов.

Второй вариант решения

• Система предоставляет возможность назначить задачам новые сроки выполнения

Третий вариант решения

• Ответственность за распределение своего рабочего времени между задачами полностью возлагается на проектировщика. Система только информирует исполнителя о том, какой у задач приоритет.

Проиллюстрируем примеры:

На снимке вверху показаны несколько проектов, три со статусом «В работе», один со статусом «Планируется». Выбран проект «1280» с приоритетом «3». Вся информация об изменениях приоритета каждого проекта сохраняется Системой и доступна для целевого анализа.

На снимке вверху показан перечень проектов с указанием приоритета каждого из них. Для выбранного проекта со статусом «Планируется» указан приоритет «4», то есть, самый низкий. Также показана контекстная команда «Изменить приоритет проекта». После запуска этой команды открывается окно, в котором можно задать проекту новый приоритет. При этом у остальных, затронутых изменениями проектов, приоритет понижается на единицу.

На снимке вверху показана доступность команды «Приостановить работы». Выбранный проект имеет приоритет «4», то есть, самый низкий. После выполнения Системой этой команды, проектировщик не сможет продолжить выполнение своих задач, так как они будут иметь статус «Работы приостановлены» и доступ к ним будет ограничен.

На снимке вверху показан результат выполнения команды «Приостановить работы», а именно — что задача под названием «Расчёты» находится в состоянии «Работы приостановлены». В то время как над прочими задачами проектировщик может продолжать работу.

На снимке вверху показана ситуация со сроками выполнения проекта и отдельных его задач до изменения приоритета на более низкий.

На снимке вверху показана ситуация со сроками выполнения проекта и отдельных его задач после изменения приоритета на более низкий.

В итоге

Что необходимо, чтобы управление приоритетами заработало?

Помимо прочего очевидного:

• Должен быть организован учёт заданий и задач всех проектов организации, а также информации о порядке их выполнения (управление данными проектов, PMBoK).
• Должна обеспечиваться актуальность состояния пула ресурсов организации — учёт загруженности как отдельных проектировщиков, так и подразделений в целом (управление ресурсами, PMBoK).
• Должны выполняться процессы планирования и контроля сроков выполнения заданий и задач (управление сроками, PMBoK)
• Все сотрудники, задействованные в проектах, должны своевременно получать информацию об изменениях приоритетов и сроков выполнения назначенных им заданий и задач (управление коммуникациями, PMBoK)
• Должна быть сформирована группа специалистов, которой будет вменяться, помимо прочего, управление приоритетами проектов (офис управления проектами, PMBoK) .
• Должен осуществляться учёт объёма выполненных работ (с заданной периодичностью и с обязательным контролем заявленных объёмов)

То есть, вам потребуется TDMS 4.0 (Technical Data Management System). Или некая другая система со схожими характеристиками. Если, конечно, она существует.